外部ライター（記事を書くだけの担当者）は、自分で記事をホームページに公開できないのが、CMSのシステムである。

Joomla CMSでは、サイト運営の管理者に承認メールが届く。さらに、上司や承認者の特定メールアドレスに設定できる。

届いたメールの中に記載された承認URLをクリックするだけ承認が完了する。その記事をトップページに出したい場合は、トップページに記事を出す承認URLをクリックするだけでよい。

複数人で情報ポータルサイトを運営するとき、外部ライターを使う場合など効果を発揮する。Goyat LLCでは、この様なメールで承認できるメール配信機能も一緒に機能追加してお客様のサイトを構築している。多くの会員で成り立っている情報発信サイトでは、多くの方がページの更新をしている。管理者が管理画面で確認する手間をメールで全て解決する便利な機能である。

ワープロが出来れば誰でもコンテンツページを追加できる仕組みとメールで承認機能と合わさってより利便性の高いCMSシステムになっている。