私が住むマンションでは、管理組合の中に自然災害時の防災対策をするチームがある。マンション関連のホームページは、マンションの管理会社が運営しているがマンションの住民が自由に使えない。管理組合の防災グループは、独自の防災対策ホームページを作成する必要があると思い、これからサイト制作を行う準備に入る。

問題は、

防災対策グループのメンバーの中にホームページに詳しい人がいない事だ。そこで住民である私に相談が舞い込んだ。素人集団にウエブで情報発信が出来るようにするにはどうしたら良いかを教えなければならない。

ページを見ながらコンテンツ修正、追加、削除、非公開、公開が出来る仕組み

防災対策グループメンバーは、少なくともメールでコミュニケーションを取り、ワードで議事録を取れるだけのIT知識を持っている。ウエブブラウザーでホームページを閲覧できるので見るという視点とメールでのコミュニケーションで問題が無い。ホームページとなるとホームページ作成について知識や経験がない。そんな方々にホームページの作り方についての教育は無理。

普通のホームページ制作ツールで作成したホームページでは、素人は何も出来ない。出来るだけホームページの専門知識を必要としないやり方で情報発信が出来る仕組みが必要だ。

こうなると、システムでしか対応が出来ない。CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）でサイト構築をするとホームページの素人でも問題なくページ作成、修正、追加、非公開、公開が出来るようにする必要がある。多少はシステム操作をを勉強する必要があるが、行う作業は決まっているので慣れるまでそれほど時間はかからない。

CMSである程度サイトを作ってあげれば、あとはコンテンツの肉付けだけになる。複数人で手分けして同時にページ作成をCMSで行う。担当分野のコンテンツをワープロ感覚で書き込んでいく。一度、基本的なメニュー構造と情報が整えられれば情報の追加、修正、削除がルーチーンになる。

防災関連の情報で頻繁に更新する情報は、防災グループが行う防災会議議事録である。後の情報は、一度ホームページに書いてしまえばほとんど修正や更新が必要ない内容になる。

文字修正やPDF資料の追加などが簡単に行う仕組みがCMSで作られたサイトにある。CMSサイトは、システムがサーバー側にあるので何時でも、どこでも、誰でもインターネットでアクセスできる。防災対策グループのホームページ担当者が管理画面ページにログインできさえすれば、簡単に新しいページも修正もできるようになる。

私はJoomla CMSを使って法人サイトを構築している。このシステムを使えば、出来上がったサイトのページを見ながら修正したい文章、画像、リンク書類などを操作できる。

同じマンションに住んでいるのでホームページ担当者がシステムの操作で分からなくなったら、すぐに私に聞ける。何度かメールで遣り取りをすればすぐに分かる仕組みになっている。出来なければ、直接私が代行してしまう事も可能だ。

これから言える事は、どの組織でも団体でもホームページについてよく分かっている人にいつもアクセスできる、相談できる仕組みを確保する事である。